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仕切り書で簡単に古物台帳を作る!

問い合わせが多い項目なので、以前の記事を詳しくリライトいたしますね。

古物商として買取り(仕入れ)をするには古物台帳が必要です。
古物台帳に記載する必要事項などは『古物台帳の準備!どうすれば良いの?』を参考にしてくださいね。

さて、YZは『仕切り書』を使って古物台帳としています。仕切り書に書かれている取引の内容は、古物台帳と題したエクセルに打ち込んで管理しています。
取引の内容と金額によっては身分証経書のコピーとともに保管しています。

あくまで我流ですので参考までに。
ちょっと長くなりますがお付き合いいただければコレ幸いです。


さて、これが仕切り書です。
0仕切り書-白紙-3枚綴
2枚複写のものや3枚複写のものがあり大きさもさまざま。
多数の種類があります。

YZは3枚複写のものを使います。

なぜ3枚複写の仕切り書を使うのかというと、
・古物台帳としての保管用(1枚目)
・買取り証明書、兼依頼書、お客様の控え(2枚目)
・相手方から発行してもらう領収書(3枚目)
の3つの書類が1度に作れてしまうからです。


そして、この仕切り書にあらかじめ準備をしておきます。
お店の屋号などを記入しておくワケですね。
ゴム印を作っておいて、それを全ページに押していきます。

ここでちょっと注意が必要なのですが、3枚綴りの3枚とも違う書類になるので、以下のように準備します。

1枚目
1仕切り書-準備-1枚目
古物台帳としての保管用となる1枚目です。
余白にゴム印をスタンプします。

2枚目
2仕切り書-準備-2枚目
買取り証明書、兼依頼書、お客様の控えとなるものですね。
これは切り離してご依頼主さまにお渡しする書類とします。
念のため担当者の印鑑を押しておきます。担当者とはいってもYZですけどね・・・(苦笑)

3枚目
3仕切り書-準備-3枚目
これは、相手方から発行してもらう領収書とします。
こちらが古物商として買取る際に、ご依頼主さまから領収書をもらうワケです。
ポイントは、YZに宛てる書類にすることですね。なのでゴム印を押す位置が逆になります。

1冊すべてにスタンプを押せば仕切書の準備はOKです。


ここからは、買取りの現場で記入することになります。
品名や相手方の住所が分かっているようなら、予め記入しておくと現場で作業がスムーズですね。

買い取るお品物の査定を済ませて、ご依頼主様と買取価格の折り合いが付いたら仕切り書の出番です。

ここでも注意が必要です。
3枚すべてに共通の項目と、1・2枚目に共通の項目と、3枚目のみ必要な項目があるのです。
3枚目はご依頼主さまから発行してもらう領収書とするつもりなので、ちょっとややこしくなってしまいます。

まず、3枚すべてに共通する項目を書き、
次に、1・2枚目に共通する項目を書き、
最後に、3枚目を書く、
といった手順になります。


まずは、3枚全てに共通する項目を書きます。
台紙は3枚目の下に置き、3枚共通の項目を書き込みます。
4仕切り書-3枚共通を書く
日付やNo.、買い取る品目と合計などは3枚共通の項目ですから、赤枠の部分を書き込みます。

すると、2枚目はこうなって、
5仕切り書-3枚共通を書く-2

3枚目はこうになります
6仕切り書-3枚共通を書く-3

それぞれ複写されているだけですね(笑)


次に、1・2枚目に共通の項目を書きます。
1・2枚目は、古物台帳とお客様(ご依頼主様)に渡す書類です。

台紙は2枚目の下に置き、ご依頼主さまの氏名などを書き込みます。
7仕切り書-12共通を書く-3
ポイントは『相手方の情報をもれなく書き込む』ところと、『下記の通り買取申し上げます』とする所でしょうか。

YZは、『住所』『電話番号』を書き込んで、名前はご依頼主さまにサインしてもらっています。
『住所』『電話番号』『氏名』の全てを、ご依頼主様に書いてもらっても良いと思うのですが、YZは手間を省略するために『氏名』の部分にサインをいただくのみとしています。

すると、2枚目の書類が完成します。
8仕切り書-12共通を書く2-3
この2枚目をご依頼主さまにお渡します。


最後に、3枚目に書き込みます。
YZの場合は、ご依頼主さまからの領収書である旨を伝えて再度サインをもらっていす。
9仕切り書-3を書く
ポイントは『相手方の情報をもれなく書き込む』ところと、『下記の通り領収申し上げます』とする所です。宛名と余白の部分が、1・2枚目とは逆になります。

この3枚目はYZが頂戴します。
仕入れを経費とするために、ご依頼主様からの領収書とするワケですね。


さてさて、ここまで記入を終えると以下のような3枚の書類が完成いたします。

1枚目
仕切り書-出来上がり1
※古物台帳としての控え

2枚目
仕切り書-出来上がり2
※ご依頼主様にお渡しする『お客様控え』

3枚目
仕切り書-出来上がり3
※YZが頂戴する領収書


1・2枚目と3枚目の宛名が逆になってしまうので、ちょっとややこしい使い方になっています(汗)
無理に仕切り書を使わなくても、3枚の書類を別々に準備しても良いと思います。
YZの場合はコレがシックリくるといった所でしょうか。
なかなかメンドクサイのですが、慣れると簡単に作れるようになりますョ。


実を申しますと、YZが前に務めていた会社でこの方法を採っていたのです。
古物商ではないのですが、外注スタッフに賃金を支払う時の方法です。
会社控え、外注スタッフ控え、支払いの領収書、の3つの書類が必要だったのです。

なのでYZもパクッ・・・いや・・・参考にしています(笑)


さて『仕切り書で簡単に古物台帳!』いかがだったしょうか?
法律の要綱を満たしているのであれば、どんなやり方でも問題ないと思います。
この記事が参考になれば幸いです。

以上、ヤフオク古物商のYZでした。


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at 05:47, ヤフオク古物商, 出張買取り

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